Специалист по управлению документооборотом

Описание вакансии

компания "kapsch telematic services"

иооо «капш телематик сервисиз» является дочерним предприятием международной группы компаний kapsch, разработчика и поставщика интеллектуальных транспортных систем и решений в области взимания платы за пользование дорогами, управления движением, умной городской мобильности, безопасности движения и подключенных транспортных средств.

в республике беларусь наше предприятие является оператором белтолл – национальной системы электронного сбора платы за проезд по платным дорогам в республике беларусь, созданной kapsch в результате реализации инвестиционного проекта в рамках государственно-частного партнерства.

мы приглашаем в свою команду специалиста по управлению документооборотом с связи с планируемым замещением рабочего места (*перспективная вакансия).

ключевая роль:

• полный цикл сопровождения делопроизводства компании в соответствии с нормативными документами и действующим законодательством республики беларусь;
• обработка поступающей корреспонденции, составление номенклатуры дел организации;
• ведение архива в соответствии с нормативными требованиями законодательства о делопроизводстве в республике беларусь;
• сопровождение посетителей, прием входящих звонков, выполнение задач в ответственности административно-хозяйственного отдела.

обязанности:

• обеспечение процессов делопроизводства организации в соответствии с законом республики беларусь «об архивном деле и делопроизводстве в республике беларусь», а также иными нормативными инструкциями по делопроизводству в республики беларусь;

• работа с нормативно-правовыми актами организации по вопросам делопроизводства;
• разработка, внедрение и актуализация систем, классификаторов и шаблонов документов;
• систематизация документов, их упорядочение, надлежащее хранение, своевременное уничтожение по истечении сроков хранения; оптимизация документооборота в соответствии с действующим законодательством;
• составление описей дел для передачи документов на хранение, номенклатуры дел, актов об уничтожении документов;
• содействие структурным подразделениям в проведении экспертизы ценности документов, формировании и оформлении дел для передачи в архив;
• организация доступа структурных подразделений к хранящимся в архиве документам при обеспечении их сохранности;
• сопровождение делопроизводства компании на корпоративном портале elma365;
• создание и актуализация электронного архива документов, поступающих от структурных подразделений;
• выбор поставщиков и координация заказов услуг административно-хозяйственного отдела;
• работа с документами и корреспонденцией, в том числе в дистанционно-комбинированном формате работы (прием, регистрация, сканирование, согласование документов с исполнителями, передача и контроль их подписания, отправка документов по беларуси, а также международной почтой;
• проведение закупок, прием и контроль качества поставляемых товаров для офиса и оказываемых услуг;
• учет складских тмц на конец месяца, предоставление данных в бухгалтерию; запрос о выставлении эсчф;
• ежемесячное ведение реестров авансовых книжек;
• оказание содействия юридическому отделу в части документооборота;
• прием и распределение телефонных звонков, встреча, сопровождение и контроль пребывания посетителей, выдача пропусков сотрудникам и подрядным компаниям, ведение журнала о выдаче.

• высшее профильное или смежное образование по специальности «управление документами», «архивное дело», «делопроизводство»;
• начинающий специалист с профильным образованием в сфере делопроизводства или специалисты с опытом работы в сфере ведения делопроизводства и управления архивом организации от 1 до 3 лет;
• уверенный пк пользователь (ms office: word, excel, pdf);
• умение работать с офисной техникой: принтер, сканер, факс, перфобиндер и др;
• личностно-деловые качества: клиентоориентированность на высоком уровне, самостоятельность, порядочность;
• знание английского языка на уровне а2-в1/pre-intermediate-intermediate. умение читать и переводить документацию, навыки бизнес-корреспонденции;
• дополнительно приветствуются: знания или небольшой опыт работы в системах электронного документооборота.

условия:

• полная занятость, пятидневная рабочая неделя, график работы с 09:00 до 18:00, в пятницу с 09:00 до 16:45;
• рабочее место: офис капш, г. минск, ул. кижеватова 8, рецепция;
• срочный трудовой договор на время отсутствия основного работника до его выхода из декретного отпуска;
• испытательный срок 3 месяца;
• заработная плата в евро по курсу нб рб. зарплатные ожидания и условия обсуждаются индивидуально с кандидатом на этапах интервью (телефонный первичный контакт и личное собеседование);
• добровольное медицинское страхование после успешного прохождения испытательного срока;
• материальная помощь в личных семейно-значимых событиях (например, свадьба, рождение ребенка);
• командообразующие неформальные и деловые корпоративные мероприятия;
• слаженный коллектив, корпоративная культура, способствующая подержанию здоровой рабочей атмосферы, продуктивности и взаимовыручки;
• возможность корпоративного обучения или посещения профессиональных мероприятий за счет компании (посещений семинаров, вебинаров по профилю работы в целях поддержания и повышения профессиональной квалификации).

Метки