Помощник руководителя / Бизнес-ассистент

Описание вакансии

ЗАО «Эль триста семьдесят пять» (L375) — системный интегратор полного цикла, реализующий комплексные проекты в области ИТ- и инженерной инфраструктуры, информационной безопасности, автоматизации, мультимедийных и телекоммуникационных технологий.

Мы ищем быстрого, энергичного, организованного и ответственного Помощника руководителя, который станет надежной правой рукой и возьмет на себя полный спектр административных, организационных и личных задач.

Если вы обладаете высоким уровнем самоконтроля, умеете думать на шаг вперед, легко переключаетесь между задачами и доводите любое дело до готового результата - будем рады видеть вас частью нашей команды!

Обязанности:

1. Поддержка руководителя и координация графика

• Планирование и организация рабочего дня руководителя, контроль соблюдения дедлайнов.
• Осуществление взаимодействия между руководителем, сотрудниками компании и внешними организациями.
• Поиск, анализ и систематизация необходимой информации, предоставление лучших вариантов решения задач.
• Поиск нужных специалистов, подрядчиков и сервисов по поручению руководителя, проведение переговоров и доведение вопросов до результата.
• Решение любых разовых и «внезапных» задач руководителя

2. Travel-поддержка и служебные поездки

• Сопровождение деловых поездок и командировок руководителя и сотрудников: подбор маршрутов, покупка билетов, бронирование отелей, трансфер, получение счетов на оплату.
• Периодические служебные поездки по г. Минску по поручению директора (на собственном авто либо на служебном автомобиле при наличии В/У).
• Доставка товаров/документов в службы доставки

3. Документооборот и учет

• Ведение деловой переписки, составление и оформление официальных писем, подготовка приказов по общей деятельности.
• Сканирование, копирование документов, обработка и ввод данных в базы данных и информационные системы (в т.ч. Битрикс24).
• Работа с договорами, коммерческой и внутренней документацией.
• Ведение базовых финансовых и учетных таблиц (контроль расходов, накладные, чеки, отчетные документы, контроль актуальности данных).
• Подготовка презентационных материалов, отчетов, поздравительных адресов и открыток совместно со службой маркетинга.
• Заказ полиграфической продукции (визитки, папки, сувенирка).

4. Административное сопровождение и жизнеобеспечение офиса

• Полное управление офисными процессами и закупки: контроль заказ канцелярии, расходных материалов, продуктов питания, поддержание порядка.
• Взаимодействие с поставщиками, почтовыми и курьерскими службами, прием доставок.
• Составление ежемесячного плана расходов на бытовые и офисные нужды, учет затрат по категориям.
• Поиск подрядчиков и контроль качества их работы (клининг, ремонт, электрика, обслуживание кофемашины,).
• Подготовка рабочих мест для новых сотрудников, оформление/аннулирование пропусков в системе контроля доступа.

5. Корпоративные мероприятия и забота о команде

• Отслеживание дней рождения сотрудников, участие в закупке подарков для сотрудников и партнеров.
• Организация корпоративных и официальных мероприятий (приемы делегаций, партнеров, форумы, тимбилдинги): выбор площадок, контроль бюджета и тайминга.

Портрет кандидата:

• Вы умеете предугадывать потребности руководителя, работать без напоминаний, быстро находить решения и брать ответственность за результат.
• Навык правильно расставлять приоритеты, вести несколько процессов одновременно и быстро работать с информацией.
• У вас грамотная устная и письменная речь, вы тактичны, дружелюбны, аккуратны и умеете выстраивать эффективное взаимодействие с сотрудниками, партнерами и подрядчиками.
• Свободное владение MS Office (Word, Excel), Google Docs, навык работы в Битрикс24, использовать ИИ-инструменты / современные сервисы.
• Опыт работы в аналогичной должности от 2 лет .

Мы предлагаем:

• Интересную, динамичную работу с широким спектром задач и возможностью профессионального развития в административной сфере.
• Финансовую поддержку по случаю важных событий;
• Корпоративное питание;
• Комфортный офис недалеко от метро;
• Социальные гарантии и официальное трудоустройство в соответствии с ТК РБ;
• Разъездной характер работы (г. Минск), возможность использования служебного авто при наличии В/У;
• Компенсация топлива;
• Корпоративное такси;
• Комфортные условия труда и дружный коллектив.

Вакансия является планируемой к созданию (перспективной).

Ссылка на вакансию не публикуется в соответствии с абз. 5 ст. 34 Закона «О занятости населения».

Метки

О компании «Эль триста семьдесят пять»