Помощник руководителя / Бизнес-ассистент

Описание вакансии

компания "эль триста семьдесят пять"

зао «эль триста семьдесят пять» (l375) — системный интегратор полного цикла, реализующий комплексные проекты в области ит- и инженерной инфраструктуры, информационной безопасности, автоматизации, мультимедийных и телекоммуникационных технологий.

мы ищем быстрого, энергичного, организованного и ответственного помощника руководителя, который станет надежной правой рукой и возьмет на себя полный спектр административных, организационных и личных задач.

если вы обладаете высоким уровнем самоконтроля, умеете думать на шаг вперед, легко переключаетесь между задачами и доводите любое дело до готового результата - будем рады видеть вас частью нашей команды!

обязанности:

1. поддержка руководителя и координация графика

• планирование и организация рабочего дня руководителя, контроль соблюдения дедлайнов.
• осуществление взаимодействия между руководителем, сотрудниками компании и внешними организациями.
• поиск, анализ и систематизация необходимой информации, предоставление лучших вариантов решения задач.
• поиск нужных специалистов, подрядчиков и сервисов по поручению руководителя, проведение переговоров и доведение вопросов до результата.
• решение любых разовых и «внезапных» задач руководителя

2. travel-поддержка и служебные поездки

• сопровождение деловых поездок и командировок руководителя и сотрудников: подбор маршрутов, покупка билетов, бронирование отелей, трансфер, получение счетов на оплату.
• периодические служебные поездки по г. минску по поручению директора (на собственном авто либо на служебном автомобиле при наличии в/у).
• доставка товаров/документов в службы доставки

3. документооборот и учет

• ведение деловой переписки, составление и оформление официальных писем, подготовка приказов по общей деятельности.
• сканирование, копирование документов, обработка и ввод данных в базы данных и информационные системы (в т.ч. битрикс24).
• работа с договорами, коммерческой и внутренней документацией.
• ведение базовых финансовых и учетных таблиц (контроль расходов, накладные, чеки, отчетные документы, контроль актуальности данных).
• подготовка презентационных материалов, отчетов, поздравительных адресов и открыток совместно со службой маркетинга.
• заказ полиграфической продукции (визитки, папки, сувенирка).

4. административное сопровождение и жизнеобеспечение офиса

• полное управление офисными процессами и закупки: контроль заказ канцелярии, расходных материалов, продуктов питания, поддержание порядка.
• взаимодействие с поставщиками, почтовыми и курьерскими службами, прием доставок.
• составление ежемесячного плана расходов на бытовые и офисные нужды, учет затрат по категориям.
• поиск подрядчиков и контроль качества их работы (клининг, ремонт, электрика, обслуживание кофемашины,).
• подготовка рабочих мест для новых сотрудников, оформление/аннулирование пропусков в системе контроля доступа.

5. корпоративные мероприятия и забота о команде

• отслеживание дней рождения сотрудников, участие в закупке подарков для сотрудников и партнеров.
• организация корпоративных и официальных мероприятий (приемы делегаций, партнеров, форумы, тимбилдинги): выбор площадок, контроль бюджета и тайминга.

портрет кандидата:

• вы умеете предугадывать потребности руководителя, работать без напоминаний, быстро находить решения и брать ответственность за результат.
• навык правильно расставлять приоритеты, вести несколько процессов одновременно и быстро работать с информацией.
• у вас грамотная устная и письменная речь, вы тактичны, дружелюбны, аккуратны и умеете выстраивать эффективное взаимодействие с сотрудниками, партнерами и подрядчиками.
• свободное владение ms office (word, excel), google docs, навык работы в битрикс24, использовать ии-инструменты / современные сервисы.
• опыт работы в аналогичной должности от 2 лет .

мы предлагаем:

• интересную, динамичную работу с широким спектром задач и возможностью профессионального развития в административной сфере.
• финансовую поддержку по случаю важных событий;
• корпоративное питание;
• комфортный офис недалеко от метро;
• социальные гарантии и официальное трудоустройство в соответствии с тк рб;
• разъездной характер работы (г. минск), возможность использования служебного авто при наличии в/у;
• компенсация топлива;
• корпоративное такси;
• комфортные условия труда и дружный коллектив.

вакансия является планируемой к созданию (перспективной).

ссылка на вакансию не публикуется в соответствии с абз. 5 ст. 34 закона «о занятости населения».

Метки