Офис-менеджер (помощник руководителя)

Описание вакансии

компания "хевинтон"

о нас: наша компания входит в группу компаний с 30-летней историей. мы занимается производством, импортом и дальнейшей оптово-розничной продажей строительного инструмента как внутри страны, так и в страны еаэс. мы занимаем лидирующее место на рынке в своём сегменте. мы производим инструмент под собственными брендами, а также являемся эксклюзивными представителями на территории беларуси, россии и казахстана известных в своей нише брендов.

мы в поиске ответственного администратора офиса и помощника руководителя (директора) с опытом работы в этой сфере. 80% рабочего времени — работа офис-менеджера и 20% помощника руководителя.

обязанности:

ведение документооборота:

• ведение деловой переписки, подготовка и составление писем;
• обработка входящей и исходящей корреспонденции;
• обработка и ввод данных в информационные системы и базы данных;
• работа с договорами, коммерческой документацией и внутренним документооборотом;
• работа с базовыми финансовыми и учётными таблицами, контроль актуальности данных;
• координация взаимодействия между сотрудниками, подрядчиками и внешними партнёрами.

обеспечение жизнедеятельности офиса:

• полное административное сопровождение офисных процессов;
• работа с входящей и исходящей корреспонденцией, взаимодействие с почтовыми службами;
• закупки, заказ офисных принадлежностей и продуктов питания, взаимодействие с поставщиками и с курьерскими службами. контроль поставок, приём доставок, работа с накладными, чеками и отчётными документами.
• ведение учёта офисных расходов, работа с таблицами затрат и бюджетом, внесение расходов по категориям.
• взаимодействие с подрядчиками и контроль качества их работы: клининг, техническое обслуживание, электрика, кондиционеры, обслуживание кофемашины, озеленение офиса и т.д.
• обеспечение штатной уборщицы всем необходимым для ее работы, а также контроль за выполнением ее обязанностей;
• поиск подрядчиков для обслуживания офиса и контроль их работы;
• отслеживание дней рождения сотрудников и заказ цветов;
• участие в корпоративных вопросах закупки подарков для сотрудников и партнеров компании;
• организация корпоративных мероприятий и тимбилдинговых активностей: начиная от деловых встреч до корпоративных событий; выбор площадок, взаимодействие с подрядчиками, контроль бюджета и тайминга;
• подготовка к приёму новых сотрудников, организация рабочих мест;
• заведение пропусков для новых сотрудников, внесение их в систему контроля доступа, удаление из системы уволенных сотрудников;

работа с сайтом компании:

внесение исправлений по сайту, отправка товаров на уценку, заполнение характеристик товаров, создание карточек товаров, добавление и замена фото, добавление-удаление разделов, заполнение описаний разделов, заполнение характеристик по разделам, изменение фильтров, продление хостинга и личных кабинетов на хостер бай, онлайнер, диал бай и т.д., выполнение простых задач в 1с;

(у нас есть сисадмин, программисты, менеджеры – ваша задача в основном будет во внесении правок и мелких работ по сайту, и даже если у вас нет опыта, то не сложно будет во всем этом разобраться.)

работа со штрихкодами:

регистрация индивидуальных штрихкодов, регистрация иностранных штрихкодов, регистрация транспортных штрихкодов, исправление штрихкодов. (если не сталкивались – объясним, как и где регистрировать и брать счета на оплату.)

помощь директору, исполнение функций личного помощника директора (административная поддержка):

• поиск, анализ, систематизация необходимой информации и предоставление лучшего варианта.
• координация и организация деловых поездок (организация служебных командировок работников, бронирование билетов, гостиниц, получение и передача счетов на оплату, оформление заявок на трансфер и т. д.);
• travel-поддержка (подбор маршрутов, бронирование отелей и покупка билетов, полное удалённое сопровождение руководителя в поездке)
• подготовка презентаций, отчётов, писем и иных материалов (включая использование ии-инструментов и современных программ);
• деловые обеды (подбор ресторанов, мест для встреч);
• встреча гостей компании и подготовка конференц-комнат ко встречам (чай/кофе);
• по поручению директора находить нужных специалистов, подрядчиков, сервисы и решения; договариваться и добиваться нужного результата;

• решение любых «внезапных» задач и разовых поручений директора.
• личная помощь: личные покупки, заказы, возвраты, подарки. бронирование столиков, коммуникация с семьёй (в рамках рабочего этикета). сопровождение бытовых вопросов: клининг, ремонт, сервисы.
• периодические служебные поездки по поручению директора по г. минску (если у вас есть водительское удостоверение, то можно пользоваться служебным авто).
• решение оперативных ситуаций в режиме онлайн в случае необходимости, в том числе в нерабочее время, но в рамках разумного (подобные ситуации бывают крайне редко, но могут быть.)

кого мы ищем?

• быстрого, энергичного, чёткого, организованного, исполнительного, ответственного, коммуникабельного, легко обучаемого сотрудника, которому не нужно повторять дважды, а который сам знает, где, как и что, а если не знает, то быстро разбирается и решает поставленные задачи.
• сотрудника, который одновременно и хороший исполнитель и который может проявлять инициативу для достижения лучшего результата.

навыки и характеристики успешного кандидата:

• вы с радостью готовы выполнять вышеизложенные обязанности и быть полезным сотрудником. желание работать и развиваться в административном отделе;
• вы обладаете проактивностью — умеете думать на шаг вперёд и предугадывать, что ещё необходимо сделать;
• у вас высокий уровень ответственности;
• вы уверенный пользователь пк и офисной техникой;
• у вас грамотная устная и письменная речь;
• вы умеете грамотно поддерживать коммуникацию с различными людьми.
• у вас есть желание нравиться и угождать руководству.
• вы дружелюбны, тактичны, аккуратны, внимательны, организованны, пунктуальны.
• у вас развитое логическое мышление;
• вы способны работать в условиях многозадачности и умеете правильно расставлять приоритеты. можете вести несколько задач одновременно, и переключаться с одной задачи на другую.

что предлагаем:

• работу в сильной успешной компании – мы лидер в своём сегменте.
• не обещаем платить за результат, а реально платим. по причине низких зарплат из компании ещё никто не увольнялся. текучесть кадров в компании минимальная и средний стаж сотрудника – 16 лет.
• достаточно молодой внимательный и дружелюбный коллектив включая руководство.
• зарплата: гарантированный оклад до вычета налогов 2860 руб. с первого дня работы. + премии 10% от оклада после испытательного срока (3 месяца, но может быть и меньше – зависит от того, насколько быстро вольётесь в процессы).
• график работы: понедельник-четверг с 8:30 до 17:15, пятница сокращённый день до 16.15. во внеурочное время могут быть личные поручения директора при необходимости, которые решатся удалённо (бронирование, звонки и т. д.).
• полный социальный пакет в соответствии с тк.
• бесплатное обучение при необходимости.
• уютный офис в собственном здании и с удобным расположением.
• гарантируем достойные условия труда и достойную заработную плату.

как откликнуться:

если вы дочитали до этого пункта, то это огромный плюс так как тут описано как откликнуться на вакансию:

1. так как в ваши обязанности будет входить исполнение функций личного помощника директора, то и резюме он просматривает лично, и собеседование будет проводить он. пришлите резюме ему на электронную почту 2222609 собака bk.ru
2. помимо резюме прикрепите свою фотографию.
3. не обязательно, но будет большим плюсом если в произвольной форме дополнительно к резюме напишете сопроводительное письмо почему вы считаете, что нам подходите и выразите уверенность что со всеми задачами, описанными в вакансии, справитесь.

если исходя из резюме вы нам подойдёте – обязательно пригласим на собеседование.

.

.

.

.

.

"рабочее место является планируемым к созданию и(или) замещению (перспективным)"

Метки